Iratkezelés, ügyiratkezelés szakértőktől
Az iratkezelésre gyakran nem fordítanak kellő erőforrást a vállalatok, pedig az nagymértékben képes támogatni a munkafolyamatokat. Az iratkezelés nagyon hasznos tud lenni, hisz annak szakszerű bevezetésével garantáltan megszűnik a fontos információk elvesztése, és ezen kívül rengeteg időt lehet megspórolni.
Amennyiben Ön nehézségekbe ütközik az iratkezelés terén, Nálunk jó helyen jár. A megfelelő iratkezeléssel képes lehet cégét hatékonyabban működtetni. Keressen fel minket és csökkentse költségeit. Hívjon minket, kérjen személyre szabott ajánlatot, tudjon meg többet az effektív iratrendezésről.
Ön tisztában van vele, hogy mi tartozik ebbe a tevékenységbe, és miért előnyös Önnek a félmegoldások helyett a szakszerű iratkezelést alkalmazni?
Az iratkezelésbe beletartozik a külső iratok (például postai küldemények) átvételétől, a felbontáson, iktatáson, adott esetben másoláson át, még a selejtezés is. A szakszerű iratkezelés ezeket a tevékenységeket standardizálja, meghatározza, ezzel minimalizálva a ráfordított időt és minimalizálja a hibalehetőséget.
Az iratkezelés gyakorlati előnyei
Az iratkezelés nem csupán csökkenti a papírok rendezésével eltöltött időt, de ezáltal növeli a fontos tevékenységekre fordítható energiákat. Ezzel segíti a mindennapi folyamatok hatékonyságát. Emellett Ön az alábbi előnyöket élvezheti a professzionális iratkezelés által:
- Az illetékesek mindig időben megkapják az információt, hiszen az nem veszik el a kommunikációs csatornák útvesztőjében
- A stratégiai döntésekhez és az ellenőrzések gördülékeny menetéhez egyaránt hozzájárul a szakszerű iratkezelés, hiszen az iratok tárolása és visszakereshetősége javul
- A felesleges idő, erő és hely ráfordítások nagyban csökkennek. Ezáltal a felszabadult erőforrásokat a fő tevékenységekre lehet fordítani.
Természetesen a szakszerű iratkezelés az iratok törvényben meghatározott kereteinek is hiánytalanul megfelel.
Erre Önnek is szüksége van?
A vállalatoknak tevékenységi körtől függetlenül– legyenek kis és középvállalatok vagy akár multinacionális óriás cégek – szükségük van az iratok professzionális kezelésére. A vállalatok működésében fontosak a dokumentumok. Nyilvánvalóan a cég nagyságától, tevékenységi körétől eltérő megoldásokat kínálunk és nyújtunk. Félmegoldások helyett válassza a szakszerű és hosszútávon költséghatékony professzionális szolgáltatásunkat, hiszen ezzel Ön csak nyerhet.
Személyre szabott iratkezelés
Partnereink számára teljes mértékben személyre szabott, egyedi igényeknek megfelelő iratkezelési megoldást nyújtunk. Szakembereink magasan képzettek és több évtizedes tapasztalattal rendelkeznek, így képesek levenni a terhet az Ön válláról. Kérjen ajánlatot még ma, és tudja meg mi a különbség a szakszerű és az ad hoc jellegű iratkezelés között.
Amennyiben további kérdés merülne fel Önben, hívjon minket! Válaszolunk az Ön kérdésére, és személyre szabott iratkezelési megoldást ajánlunk Önnek.
Amit még tudnia kell
Az iratkezelés főbb tevékenységei, avagy az út egy dokumentum születésétől a haláláig:
- az irat létrejön, átvételre kerül
- megtörténik a dokumentum iktatása, kategorizálása
- másolják, sokszorosítják
- az iratot továbbítják, kiosztják
- az életciklus végén selejtezik vagy megsemmisítik
Mindegyik szakasz teendőit a cég saját iratkezelési szabályzata írja elő. Ezek betartása biztosítja, hogy az iratok megfelelően legyenek kezelve, minimális legyen az irat és adatvesztés, valamint a feleslegesen duplikált adattárolás.
Vitathatatlan, hogy nagyon sok céges dokumentumnál (pl. szerződések, tranzakciós listák) alapvetően fontos a helyes kezelés. Mi ebben segítünk Önnek!
Az iratkezelésre vonatkozó jogi előírások
A vállalatoknak nincs előírva jogszabály szerint, hogy a speciális szabályok szerint kezelendő iratokon - mint az adóbevallások, adózáshoz kapcsolódó dokumentumok, számlák – kívül milyen módon kezeljék irataikat. Azonban azt jogszabály írja elő, hogy minden gazdálkodó szervezetnek saját iratkezelési szabályzattal kell rendelkeznie, amely szabályzat a cég szervezeti és működési szabályzatának része kell, hogy legyen. Így a cégre hárul a feladat: Önmaguknak kell kialakítaniuk saját iratkezelési szabályaikat, vagy rábízhatják ezt egy erre szakosodott vállalatra, amilyen például a DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft. Le kell szögeznünk, hogy mind az iratkezelési szabályzat létrehozása, mind ezen szabályrendszer gyakorlatba ültetése elég időigényes és összetett feladat még egy kisebb szervezet számára is. Azonban sajnos szükségszerű, hiszen, ha nem fordítunk kellő figyelmet a dokumentumok, iratok tárolására, akkor később szinte lehetetlen lesz visszakeresni azt az iratot, amire szükségünk van. Azt tanácsoljuk tehát, hogy bízzon meg egy iratkezelésre szakosodott vállalatot a tevékenységgel. Összeszedtük, hogy mire kell odafigyelni az iratkezelési szabályzat összeállításakor (, illetve összeszedtük az iratkezelésre vonatkozó hatályos jogszabályokat, rendeleteket 2020-ban is is), hogy a teljes iratkezelési ciklust lefedjük vele, ha Ön mégis úgy dönt, hogy vállalata saját maga végzi el azt.
Amennyiben nem konkrétan iratkezelés, hanem a tágabb fogalmat lefedő adatkezelés érdekli Önt, akkor keresse fel a DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft.-t.
