Iratkezelési szabályzat
Az iratkezelési szabályzat a minőségi iratkezelés alapjait rögzíti, valamint magában foglalja a törvény által előírt követelményeket is. De mi a gyakorlati előnye az iratkezelési szabályzatnak a mindennapokban?
Miért van szükség iratkezelési szabályzatra
Nincs két ember, aki egyformán gondolkodna, ennek megfelelően pedig azonos logika alapján rendezné, kezelné az iratokat. Egy vállalat életében azonban nem megengedhető, hogy a személyes különbségek az iratok szabályozatlan, helytelen kezeléséhez, az információk torzulásához, elvesztéséhez, vagy az irattárolás kaotikus kialakításához vezessenek.
Iratkezelési szabályzatunk erre nyújt megoldást. Pontosan meghatározza a folyamatok lépéseit és az egyes dokumentumok kezelésére, tárolására, selejtezésére, valamint a megsemmisítésére vonatkozó szabályokat.
A professzionalizmus jelentősége az iratkezelési szabályzatnál
A minőségi iratkezelési szabályzatot nem elég egyszer elkészíteni, majd az irattár mélyére süllyeszteni és elfelejteni. Az iratkezelési szabályzatnak amellett, hogy több törvényi rendeletnek is meg kell felelnie fontos, hogy a napi munkamenet szerves részét képezzék. Továbbá az is elengedhetetlen, hogy az iratkezelési szabályzat és rendszer mindig napra kész legyen – vagyis illeszkedjen a törvényi változásokhoz, továbbá a cég változásait is rugalmasan tudja követni.
A szakszerű iratkezelési szabályzat és annak gyakorlatba való átültetése, ezek miatt kétség kívül szakértőt kíván. Az irattáros ezeket a feladatokat látja el. Azonban ahelyett, hogy alkalmazna egy teljes munkaidejű irattárost, aki kézben tartja az iratkezelés szabályzatot és persze a tennivalókat is, inkább válasszon egy személyre szabott megoldást.
Személyre szabott megoldást kínálunk
Iratkezelési szabályzat minták elérhetőek, azonban az biztos, hogy egyik minta sem fog lépésről-lépésre az Ön cégéhez, az igényeihez illeszkedni, és így a folyamatos frissítés terhe is az Ön nyakába szakad. Partnerünkként iratkezelési szabályzatát A-tól Z-ig elkészítjük és emellett természetesen a mindennapi iratkezelés, valamint az elektronikus iratkezelés feladatait is megkönnyítjük.
Adjon új lendületet cégének egy szakszerű iratkezelési szabályzattal – további információkért és személyre szabott megoldásokért keressen fel bennünket még ma!
Az iratkezelési szabályzat szerkezete
Az iratkezelési szabályzat három fő részre osztható. Ezek:
- az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatos teendők
- az irattárazási terv
- az iratok selejtezésével kapcsolatos teendők
Az iratok beérkezésével kapcsolatos szabályok
Az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatban le kell fektetnünk az átvételi jogosultságokat, az átvevő feladatait, hatásköreit, az átvétel igazolásával kapcsolatos teendőket, a sürgős jelzésű küldeményekkel kapcsolatos teendőket, a tértivevényes küldeménnyel kapcsolatos szabályokat, az esetleges jogosulatlan átvételnél megvalósítandó feladatokat. Rendelkezni kell még a sérült- a tévesen címzett küldeményekről, valamint meg kell határozni, hogy milyen módon kell az átvevőnek megvizsgálnia az átvett iratot.
Ezután következnie kell az iratok nyilvántartásáról szóló résznek, amelyre azért van szükség, hogy az iratok bármikor visszakereshetőek legyenek. Ennek a résznek tartalmaznia kell az iratok felbontásával, az átadókönyvbe való bevezetéssel, a fel nem bontható küldeménnyel, a küldemény felbontásával, a faxon érkezett iratok kezelésével kapcsolatos szabályokat.
Az iratok iktatásáról szóló résznek tartalmaznia kell az iktatás menetéről, az iktatókönyvről, a gépi iktatásról szóló részeket és az iktatással kapcsolatos tilalmakat. Ezután következhet a mutatózásról szól rész, majd a beérkezett és iktatott iratok szétosztását szabályzó bekezdés.
Az irattározási terv
Az irattározási tervben az irattározási szabályait kell lefektetni, amelyben szót kell ejteni az irattári tételszámokhoz tartozó iratokról, valamint azok megőrzési idejéről, A tételek csoportosításáról, irattárba helyezéséről, nyilvántartásáról, az iratok kiadásáról is nyilatkoznunk kell.
Selejtezés
Az iratok selejtezésére gondosan oda kell figyelni, hiszen nem kerülhet a selejtezésre váró iratok közé olyan, amelyre a szervezetnek még később szüksége lehet. A selejtezésről szóló résznek tartalmaznia kell a selejtezéshez való kiválasztásról szóló leírást, az iratok megsemmisítését szabályzó részt, az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal kapcsolatos teendőket, illetve – amennyiben ilyen jellegű iratok keletkeznek – az illetékes levéltárnak átadandó iratokról szóló részt.
- 27/2014. KIM rendelet - a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
- 83/2012. (IV.1.) Korm. rendelet - a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról
- 2009. évi CLV. törvény - a minősített adat védelméről
- 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet - az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról. (Hatályos a 2013. január 1-gyel keletkezett önkormányzati iratanyag vonatkozásában!)
- 2004. évi CXL. törvény - a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól
- 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló
- 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól
- a többször módosított 1995. évi LXVI. - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
- a többször módosított 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
- 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasítás az Iratkezelési Szabályzatról *
